Wdrożenie e-faktur we wszystkich przedsiębiorcach staje się obecnie bardzo powszechne. Wynika to z postępu technicznego, dostrzegania wygody w tym zakresie. W chwili obecnej e-faktury stają się powszechne, gdyż wynika to z przepisów prawa, które wprowadzają stopniowo taki obowiązek. Wiele warunków dotyczących e-faktur są takie same jak dla zwykłych faktur. Zatem zmiany będą dotyczyły jedynie wysyłki elektronicznej, czyli wynikających z tego tytułu.
Co to jest e-faktura – ogólne zasady dotyczące sporządzania e-faktur
Specjaliści z E.ON wyjaśniają, że są to dokumenty wysyłane w określonej formie, czyli ustrukturyzowanych komunikatów, na przykład jest to format XML, PDF czy JPG. Odbiorca musi otworzyć ten dokument.
Podstawowymi i obowiązkowymi elementami faktur są: numer, data wystawienia, nazwy lub nazwiska wystawiającego i odbierającego, nr NIP, nazwy towarów lub usług, jednostki miary, ceny jednostkowe, stawki VAT, ceny netto, brutto, kwoty do zapłaty, adnotacje o zaliczkach, rozbicie kwot według stawek VAT.
- E-fakturę wystawia się w jednym egzemplarzu, którą wysyła się do nabywcy.
- Musi być zapewniona integralność treści wysłanej faktury.
- Wysłanie e-faktury wymaga zaakceptowania jej przez drugą stronę. Na ogół odbywa się to w sposób dorozumiany ustny czy pisemny.
System e-faktur
Od stycznia 2022 roku zostały znowelizowane przepisy dotyczące e-faktur, które znacząco upraszczają rozliczenia między kontrahentami. Zostały wprowadzone innowacyjne rozwiązania do wystawiania i wysyłania faktur drogą elektroniczną.
System zwany Krajowym Systemem e-Faktur to zestaw narzędzi, które zostały wprowadzone przez Ministerstwo Finansów, aby ułatwić przedsiębiorcom rozliczenia. Tu podobnie jak w programach komercyjnych jest możliwość wystawienia dokumentu i wysłania go zgodnie z wymaganą strukturą logiczną (xml) faktury.
Obecnie jest to rozwiązanie dobrowolne, przedsiębiorca może korzystać z tego rozwiązania. Od stycznia 2024 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich. Będą z niego korzystać przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, a także czynni podatnicy VAT oraz pozostali, którzy posiadają identyfikator NIP nadany w Polsce.
Korzyści dla przedsiębiorcy korzystającego z e-faktur
Firmy korzystające z tej opcji uzyskują np.:
1. bezpieczeństwo dokumentów – są one w bazie ministerstwa, a więc nie zaginą ani nie ulegną zniszczeniu z jakiegoś powodu,
2. szybszy zwrot z nadpłaty podatku VAT – czas skrócony nawet o 1/3,
3. wygoda – wiadomo, że trafi do odbiorcy,
4. jeden wzorzec – ujednolicenie wyglądu poprawi szybkość i łatwość przetwarzania,
5. mniej obowiązków – docelowo zniknie jednolity plik kontrolny, nie będzie trzeba przechowywać dokumentów, łatwiejsze i szybsze rozliczenia.
